ERP, cosa aspettarsi da un go-live: l’importanza di puntare al cambiamento

Per molte aziende che investono in cambiamento, che si adeguano alle richieste del mercato, il periodo di gennaio spesso è delicato perché è questo il mese in cui si procede alla sostituzione dei sistemi gestionali ERP.

“Questo momento – spiega l’ingegnera Daniela Ruggiero, ERP Senior Consultant e PMO di Fortress Lab – altro non è però che la punta dell’iceberg di un lavoro che include processi complessi che coinvolgono strategia, tecnologia e persone. Prepararsi adeguatamente a questa fase è fondamentale per garantire il successo dell’implementazione e ottenere il massimo valore da un investimento così strategico”.

Rimettersi in carreggiata, insomma, è molto più di uno switch tra piattaforme in cui si spegne quella vetusta e si mette in moto il nuovo bolide. “Spesso le macchine che sostituiamo, se mi passate la metafora, sono veri e propri trabiccoli spinti ben oltre il limite di chilometraggio suggerito. Quindi passare da un sistema complesso e datato a un altro sistema meno datato – e sicuramente più performante – ma altrettanto complesso diventa un lavoro per meccanici esperti, e maggiore è la distanza tra i due veicoli migliore deve essere il meccanico per non restare in panne dopo la prima curva!”.

Ingegner Ruggiero, quali sono le sfide nascoste che le aziende tendono a sottovalutare durante l’implementazione di un ERP?
“La tecnologia che avanza fa veri miracoli, ma nel campo dei sistemi gestionali siamo ancora lontani da quanto accade quando compriamo un nuovo smartphone e magicamente ci troviamo una copia paritetica del vecchio telefono sopra. Le sfide nascoste nell’installazione di un ERP spesso risiedono nella resistenza al cambiamento e nella qualità dei dati, un tesoro che appartiene all’azienda in cui si cala l’installazione in tutta la sua unicità. L’idea che un ERP sia plug-and-play è fuorviante: il sistema riflette infatti la qualità dei processi e dei dati che vi si immettono”.

Una volta acceso il sistema quindi è tutto risolto?
“Assolutamente no, ed è per questo che la fase di go-live è delicatissima e richiede una preparazione di altissimo livello. Un’altra sfida sottovalutata è la capacità del team interno di adattarsi a nuovi flussi di lavoro. Senza un piano di change management solido, i dipendenti possono percepire l’ERP come un ostacolo (qualcosa che nella mia esperienza posso darvi come certa per i primi giorni di utilizzo) anziché un supporto. Infine, l’assenza di un controllo realistico delle aspettative può portare a sovrastimare i benefici immediati, trascurando che il vero valore di un ERP emerge gradualmente con l’uso e l’ottimizzazione”.

Perché la fase di preparazione al go-live è considerata cruciale per il successo di un’implementazione ERP?
“La fase di preparazione al go-live è il punto in cui tutta la pianificazione, il lavoro tecnico e il coinvolgimento degli utenti convergono. È come passare dalla progettazione al volo vero e proprio: se qualcosa non è calibrato, i rischi di errore aumentano esponenzialmente. Tra gli errori più comuni ci sono l’assenza di test sufficienti (soprattutto per scenari critici), la scarsa formazione degli utenti finali e la mancata sincronizzazione tra team tecnici e operativi. Per evitarli, è essenziale eseguire test integrati, coinvolgere gli utenti con sessioni pratiche e pianificare ogni aspetto della migrazione dei dati, fino ai dettagli più granulari”.

Nel suo percorso professionale, hai mai assistito a un go-live che è andato diversamente da quanto previsto?
“Sì, e posso dire che ogni progetto porta con sé lezioni preziose. Una volta, un’azienda aveva sottovalutato l’importanza della migrazione dei dati storici. Durante il go-live, ci siamo accorti che la mancanza di accuratezza nei dati aveva creato discrepanze critiche nei report di magazzino. La soluzione è stata avviare rapidamente un piano correttivo, ma questo ha evidenziato quanto sia vitale validare i dati più volte prima della migrazione finale. Da allora, insisto sempre su un controllo rigoroso dei dati durante la fase di preparazione”.

Come convinceresti un’azienda scettica che l’investimento in un ERP può portare a un risparmio economico significativo?
“L’ERP non è solo un software, è una piattaforma strategica che elimina inefficienze e frammentazioni nei processi aziendali. Ad esempio, un sistema ERP può ridurre drasticamente gli errori legati alla gestione dell’inventario, ottimizzare i tempi di consegna e migliorare la visibilità sui costi operativi.
Un caso concreto: un cliente, prima dell’implementazione, aveva perdite significative legate a ordini duplicati e inventari non aggiornati. Dopo il go-live, grazie all’automazione e alla centralizzazione dei dati, ha ridotto i costi operativi del 25% in un anno. Il risparmio è tangibile, ma richiede un’analisi dettagliata dei processi iniziali per evidenziarlo: secondo uno studio di Nucleus Research, ogni euro investito in un ERP genera in media un ritorno di 7 euro. Perché? Perché un ERP ben implementato non si limita a ottimizzare i processi: trasforma i dati in decisioni rapide e consapevoli”.

Parliamo di personalizzazione: quando è necessario e quando invece rischia di complicare un progetto ERP?
“La personalizzazione è una lama a doppio taglio. È utile quando risponde a esigenze specifiche e strategiche, ma diventa rischiosa se si cerca di replicare processi legacy poco efficienti.
La regola è partire sempre da ciò che l’ERP offre nativamente e valutare se davvero una personalizzazione aggiunge valore o crea complessità. Un buon approccio è lavorare con consulenti esperti che conoscano sia il sistema sia il settore, per identificare le personalizzazioni che portano un reale vantaggio competitivo”.

Sembra dunque che una strategia di “change management” sia la chiave del successo, ma come può essere implementata al meglio?
“Il change management non è un’opzione, è una necessità. Un ERP cambia il modo in cui le persone lavorano e, senza il giusto supporto, le resistenze possono bloccare il progetto.
Una strategia efficace include formazione continua, comunicazione trasparente e coinvolgimento attivo dei key user. Questi ultimi diventano i promotori interni del cambiamento, facilitando l’adozione del sistema a livello operativo. Inoltre, l’ascolto attivo durante la fase di implementazione permette di identificare e risolvere rapidamente le criticità”.

Un altro tema centrale, a nostro avviso, è la scelta dell’ERP: cosa devono valutare le aziende prima di prendere una decisione?
“Prima di tutto, bisogna partire dagli obiettivi aziendali. Cosa si vuole ottenere? Efficienza operativa? Migliore gestione dei dati? Espansione internazionale? Da lì, è fondamentale analizzare la scalabilità del sistema, la sua capacità di integrarsi con altri software e la semplicità d’uso per gli utenti.
Inoltre, consiglio di valutare attentamente i costi totali di proprietà (TCO), considerando non solo il costo iniziale ma anche la manutenzione, gli aggiornamenti e le eventuali personalizzazioni”.

Guardando al futuro, come vede evolvere il panorama degli ERP nei prossimi anni?
“Gli ERP stanno evolvendo verso piattaforme sempre più intelligenti e integrate. Tecnologie come AI e machine learning stanno trasformando i sistemi in strumenti proattivi, capaci di fornire analisi predittive e raccomandazioni automatizzate.
Inoltre, l’adozione del cloud sta accelerando, rendendo gli ERP più accessibili anche per le PMI, grazie a modelli di pricing flessibili e aggiornamenti continui. Il futuro sarà un’era di ERP connessi, modulari e altamente configurabili”.

Qual è il suo consiglio per un’azienda che si appresta a implementare un ERP per la prima volta?
“Il mio consiglio è di non sottovalutare l’importanza della preparazione. Prendetevi il tempo necessario per analizzare i processi, coinvolgere il personale e scegliere un partner affidabile per l’implementazione.
Ricordate che l’ERP è uno strumento che amplifica l’efficienza di processi già ottimizzati. Se i processi di base sono caotici, il sistema non farà miracoli. Investire nella preparazione è il passo più importante per garantire il successo”.

Per chiudere, c’è una lezione che hai imparato lavorando su progetti ERP che vorrebbe condividere?
“La lezione più importante è che il successo di un ERP non dipende solo dalla tecnologia, ma dalle persone che sono coinvolte in questa sinergia. Un sistema può essere tecnicamente impeccabile, ma se non è accettato e utilizzato correttamente, i benefici non emergeranno. Per questo, la chiave è sempre bilanciare tecnologia e cultura aziendale, ricordando che l’implementazione di un ERP non è un punto d’arrivo, ma un nuovo inizio”.